Как составить график отпусков на 2022 год

Форма и содержание графика отпусков

При составлении графика отпусков необходимо руководствоваться положениями ТК РФ, а также Постановлением Госкомстата РФ от 01.05.2004 г. 1 «Об утверждении единых форм первичной бухгалтерской документации по учету труда и оплаты труда».

График отпусков предназначен как документ, отражающий информацию о времени распределения оплачиваемого ежегодного отпуска для сотрудников всех структурных подразделений организации за один календарный год по месяцам.

Форма отпускной программы (Т-7) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. 1. Обратите внимание, что в настоящее время утвержденные формы первичной бухгалтерской документации, в том числе форма графика отпусков, не являются обязательными для использования. При этом предлагаем использовать именно форму Т-7, так как в ней уже предусмотрено включение всей необходимой информации в соответствии с требованиями нормативных актов. Однако, учитывая специфику деятельности учреждения, модуль может быть адаптирован для дополнительных целей и задач.

График отпусков должен содержать следующие данные:

• название компании;
• печать одобрения лиц, осуществляющих полномочия работодателя;
• отметка об учете мнения профсоюзного органа;
• номер документа;
• дата приготовления;
• год, на который утверждена программа отпусков.

Содержание программы каникул должно содержать следующую информацию:

• список сотрудников с указанием ФИО, должности и структурного подразделения;
• общее количество календарных дней отпуска в году;
• запланированные праздничные периоды.

Кроме того, в графике отпусков впоследствии должна быть раскрыта информация о переводе на отпуск (если таковой имеется).

Согласно рекомендациям Госкомстата (форма Т-7) в графике отпусков также должна быть подпись начальника отдела кадров. В то же время ТК РФ не предусматривает такой правовой нормы.

Как вносить изменения в график отпусков

Любые отклонения от фактических дат праздников по сравнению с запланированными должны быть оформлены постановлениями, вносящими изменения в программу. В частности, это требуется в случае переноса выходных дней с согласия работника. В этой ситуации вносятся изменения в графы 8 и 9 формы № Т-7 (статья 124 ТК РФ). При этом дата перевода значения не имеет: корректировки необходимы как в случае предоставления отпуска раньше установленного времени, так и в том случае, если отдых переносится на более поздний час.

Кроме того, вносятся изменения в график при отзыве сотрудника из отпуска (ограничения на отзыв см. «Суточная часть отпуска — Минтруд проинформировал, есть ли возможность отзыва сотрудника из неделимых 14»). Для этого в графе 10 «Примечание» формы № Т-7. Указывает, что сотрудник отозван из отпуска и дата отзыва записана. В столбце 8 указаны реквизиты положения об отзыве, а в столбце 9 указана дата начала оставшейся части отпуска.

Важно

Должен ли я вносить какие-либо изменения в расписание в связи с наймом новых сотрудников в течение года? Порядок адаптации формы № Т-7 для данной ситуации не регламентируется и эта обязанность законом не установлена. Таким образом, нельзя оштрафовать работодателя за невнесение изменений в утвержденный график отпусков в связи с заключением новых трудовых договоров. Однако во избежание ошибок при предоставлении отпуска новым сотрудникам рекомендуется составлять для них отдельную форму No. Т-7 как приложение к ранее утвержденной программе.

Что учесть при планировании отпусков

Законодательство не требует издания приказа (инструкции) о составлении графика отпусков. Однако на практике, особенно если речь идет о средних и крупных предприятиях, такой распорядительный документ оформляется. Объяснение простое. Чтобы составить график, нужно расспросить каждого сотрудника о планируемых сроках отдыха. Очевидно, что эту информацию проще собирать децентрализованно, передав соответствующие функции линейным руководителям. Поэтому размещен заказ. Определяет лиц, ответственных за сбор данных о предстоящих отпусках сотрудников, а также за подготовку сводного документа по форме № Т-7, согласовав его с профсоюзом (если требуется) и направив на согласование в отдел кадров и начальнику.

При планировании отпуска учтите следующее. Программа должна включать всех сотрудников, которые находятся в рабочих отношениях с организацией в день ее утверждения (письмо Роструда от 09.03.21 № PG / 03709-6-1). Это означает, что необходимо указать информацию о тех сотрудниках, у которых истекает срок трудового договора в следующем календарном году (письма Минтруда от 09.04.20 № 14-2 / ​​В-395 и 27.03.20 № 14 -2 / Б-321).

Кроме того, в программу включен декретный отпуск, поскольку Трудовой кодекс не содержит исключений из этой части. Кроме того, необходимо включить в программу тех сотрудников, которые работают удаленно на постоянной основе (письмо Роструда от 14 мая 21 н. PG / 12255-6-1, см. «Необходимо включить удаленных сотрудников в программу отпуска. : ответ Роструда »).

Однако лица, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, не могут быть учтены при составлении программы, если этот отпуск приходится на полный следующий календарный год. Другая категория работников, информация о которых разрешено не включать в программу, — это работники, занятые неполный рабочий день. По правилам статьи 286 ТК РФ, время ежегодного отпуска по совместительству совпадает с отдыхом по основной работе.

Помимо основного оплачиваемого ежегодного отпуска (ст. 115 ТК РФ), в программе также должна быть указана информация о ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске (ст. 116 — 119 ТК РФ). Также следует отразить отпуск, который не использовался в текущем и предыдущем годах. Кроме того, разрешается вводить информацию о прошедших отпусках в произвольном порядке, а не в хронологическом (письмо Роструда от 01.03.07 № 473-6-0). Например, вы можете сначала предоставить неиспользованный отпуск (или его часть) за последний год, затем отпуск за текущий год, а затем отпуск (или его часть) за предыдущий год.

Внимание! Неоплачиваемый отпуск и учебный отпуск не включены в программу. Это следует из Инструкции по применению и заполнению формы № Т-7 (утвержден постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Говорят, в этой форме отражается информация о распределении времени оплачиваемого ежегодного отпуска.

Унифицированная форма Т-7: обязательно ли ее применять?

Для программы отпусков разработана унифицированная форма Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. 1. При этом работодатели не обязаны использовать его в неизменном виде. На основании Постановления Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 24 марта 1999 г. 20 форма может быть изменена. Вы также можете создать свой собственный шаблон, утвердить его и использовать в качестве графика отпуска.

На практике работодатели чаще всего используют единую форму, хотя часто таблица дополняется необходимыми столбцами.

Бланк формы Т-7

На следующем изображении показано, как выглядит единый модуль планирования отпуска (Т-7):

Порядок составления графика отпусков

По норме ст. 123 ТК РФ график отпусков необходимо составлять не позднее, чем за 2 недели до начала календарного года.

Пожелания работников

При составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства РФ, специфика деятельности организации и пожелания сотрудников. При этом работникам определенных категорий в случаях, предусмотренных законодательством, по их просьбе в удобное для них время оплачивается ежегодный оплачиваемый отпуск.

Например, ветеранам войны предоставляется отпуск в удобное для них время (п. 11 п. 1 ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах»).

По просьбе мужа ему предоставляется ежегодный отпуск в период, когда его жена находится в декретном отпуске, независимо от продолжительности ее непрерывной работы у этого работодателя (ст. 123 ТК РФ). Законодательными актами предусмотрены и другие случаи предоставления отпуска в удобное для работника время, когда ему в этом нельзя отказать.

Разделение отпуска на части

При составлении программы каникул необходимо учитывать положения ст. 125 ТК РФ, согласно которой по соглашению между работником и работодателем оплачиваемый ежегодный отпуск может быть разделен на части. Кроме того, хотя бы одна из частей этого отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней. В письме от 08.07.2021 г. 14-2 / ​​ООГ-6477 Минтруд обращает внимание на то, что ТК РФ регулирует продолжительность части отпуска. Поскольку требований к количеству других частей отпуска, их продолжительности, а также ко дню (рабочему или выходному) начала отпуска нет, ТК РФ не содержит, считаем, что эти Проблемы могут быть решены по соглашению между работодателем и работником. Кроме того, Минтруд отмечает, что ТК РФ не предусматривает правил, обязывающих или запрещающих устанавливать день начала (окончания) выходного дня.

Мнение профсоюза

При составлении плана отпуска необходимо учитывать мнение профсоюза (если он присутствует в организации) в соответствии с процедурами, изложенными в ст. 372 ТК РФ (порядок учета мнения выборного органа основной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов).

После согласования с профсоюзом график отпусков подписывается руководителем отдела кадров и утверждается руководителем организации.

Почему график нужно утвердить не позднее 17 декабря 2020 года

Эта дата не случайна и рассчитывается согласно положениям ст. 123 ТК РФ: график отпусков на следующий год утверждается не позднее, чем за 2 недели до начала календарного года.

Как известно, календарный год заканчивается 31 декабря. Отсчитываем 2 недели с этой даты и получаем крайний срок, к которому должен быть утвержден график отпусков на 2021 год:

Если у работодателя нет утвержденного расписания по расписанию, он может быть оштрафован по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ (подробнее о штрафах мы расскажем позже).

Только микропредприятия, которые отказались принять местные правила, в том числе график отпусков, не могут утвердить график отпусков в указанный период. В таком случае необходимо заключить письменный договор с работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора в типовой форме (п.22 типовой формы трудового договора, утвержденной постановлением Правительства РФ). Российской Федерации от 27 августа 2016 г. № 858). Эти правила предусмотрены ч. 1 ст. 309.1, арт. 309.2 ТК РФ .

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Поскольку график отпусков является обязательным кадровым документом, его отсутствие само по себе является нарушением трудового законодательства.

Важно

Микропредприятия вправе заменить программу отпусков письменным соглашением между работодателем и работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора. Но только при условии, что такой договор составлен по установленной форме (письмо Госинспекции труда г. Москвы от 01.02.21 № 77 / 7-1899-21-ОБ / 10-3366-ОБ / 18-1193).). Типовая форма трудового договора утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 августа 2016 г. 858.

Ответственность за «трудовые» нарушения установлена ​​частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ. В качестве наказания это правило предусматривает штраф как для работодателей (организаций или индивидуальных предпринимателей), так и их должностных лиц. Размер штрафа составляет: для должностных лиц и работодателей-индивидуальных предпринимателей — от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Сколько лет работодателю хранить график отпусков

График отпусков необходимо соблюдать в течение 3 лет (п. 453 Перечня типовых административно-архивных документов, утвержденного приказом Росархова от 20.12.2019 № 236).

Срок хранения кадровых документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства по ним (ч. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в г. Российской Федерации », п. 4.1. Инструкции по применению Перечня нормативных документов архивного делопроизводства, утвержденного приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 237).

Срок хранения графика отпусков

Этот срок составляет три года (статья 453 Перечня, утвержденного Постановлением Росархива № 236 от 20 декабря 1919 г .; см. Также «Сроки хранения бухгалтерского учета и персонала в организации в 2021 году: таблица »).

Ответственность

Отсутствие графика отпусков у малых предприятий и индивидуальных предпринимателей — обычная практика, хотя это не так. Очень часто руководство не думает или просто не знает о необходимости составления этого документа. При этом требование к его обучению вытекает из статьи 123 ТК РФ. Его отсутствие грозит работодателю наложением штрафа по ст. 5.27 КоАП, поскольку инспекторы сочтут это нарушением трудового законодательства.

Впервые компанию по этой статье могут оштрафовать в размере 30-50 тысяч рублей. При повторном выявлении нарушения штраф составит 50-70 тысяч рублей.

Работодатель-предприниматель, а также должностное лицо, допустившее нарушение, будут оштрафованы в следующих размерах:

• при первичном нарушении — от 1-5 тысяч рублей;
• при повторном — на 10-20 тыс руб.

Работа с графиком отпусков после его утверждения

Существуют разные точки зрения на природу этого документа как программы отпуска, а именно: признан ли он локальным нормативным актом?

Как сообщил Роструд в письме от 01.08.2012 г. PG / 5883-6-1, а также в ряде решений судов график отпусков является локальным нормативным актом. Согласно ст. 22 ТК РФ работодатель обязан уведомить работников о недопустимости подписания принятых локальных нормативных актов, непосредственно связанных с их трудовой деятельностью. В результате работодатель обязан ознакомить сотрудников с графиком отпусков. Знания могут быть удостоверены подписью сотрудника на отдельном листе, в специальном журнале, а также непосредственно в графике отпусков, если к утвержденной форме добавлен дополнительный столбец (утвержденная форма является необязательной и может быть изменена).

В дальнейшем необходимо организовать соблюдение графика отпусков и предоставление отпуска сотрудникам в установленные сроки. Программа отпусков обязательна как для работодателя, так и для работника.

Изменения в графике выходных разрешены. Поэтому при переносе отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения соответствующие изменения вносятся в график отпусков с разрешения лица, утвердившего программу, или уполномоченного лица от ему сделать это. Перенос отпуска осуществляется на основании документа, составленного в произвольной форме (например, согласованного начальником выписки сотрудника).

Особые категории работников в графике отпусков

В целом, работодатель впр�