6-НДФЛ: как заполнить и подать в налоговую службу

Что собой представляет отчет 6-НДФЛ?

6-НДФЛ — декларация о доходах физических лиц, заполняемая раз в квартал. В отчете частный предприниматель просматривает информацию о доходах персонала и суммах НДФЛ, начисленных или удержанных из государственного бюджета. При этом в документе содержится информация не по каждому сотруднику, а по всей компании.

Зачем нужно сдавать 6-НДФЛ? Этот модуль позволяет налоговым инспекторам улучшить контроль за составлением отчетов. С его помощью вы можете проверить, удержал ли индивидуальный предприниматель НДФЛ из заработной платы персонала в оговоренный срок и перечислил ли его на счет налоговых органов.

Декларацию должны предоставить владельцы компаний, нотариусы и частные юристы, индивидуальные предприниматели. Они считаются налоговыми агентами, если физические лица получают от них доход, облагаемый НДФЛ. Отчет составляется, когда человек:

• является сотрудником компании и получает вознаграждение по трудовому договору;
• сдавать в аренду недвижимость или автомобиль индивидуальным предпринимателям;
• работа по трудовому или служебному договору;
• получает финансовую помощь.

Стоит отметить, что если в отчетном периоде количество сотрудников, получивших доход, было менее 24 человек, декларацию можно подавать в бумажном виде; если больше 25 — в электронном виде.

Пример заполнения

Рассмотрим порядок заполнения формы 6-НДФЛ за год на примере ООО «Ромашка». За четвертый квартал 2020 года доступна следующая информация:

• количество сотрудников — 6;
• совокупный доход сотрудников за год составил 1 440 000 рублей (120 000 рублей в месяц);
• все сотрудники имеют право на получение стандартного детского пособия в размере 1400 рублей. Общая сумма удержания составила: 1400 х 6 х 12 = 100 800 рублей;
• сумма НДФЛ, исчисленная с дохода: (1 440 000 руб. — 100 800) * 13% = 174 096 руб. (14 508 руб в месяц);
• сумма удержанного НДФЛ за год составила: 174 096 — 14 508 = 159 588 рублей, так как декабрьский налог на заработную плату подлежит удержанию в январе.

Раздел 1 заполняется следующим образом:

Секция 1

В таблице ниже перечислены транзакции за четвертый квартал, о которых необходимо будет сообщить в разделе 2.

Таблица 3. Операции ООО «Ромашка» в IV квартале 2020 года по выплате дохода и удержанию НДФЛ

Дата	Операция и количество
05.10	Выплата заработной платы за сентябрь
08.10	Подоходный налог с населения за сентябрь
30.10	Начисленная заработная плата за октябрь — 120 000 руб., Исчисленный НДФЛ — 14 508 руб
05.11	Заработная плата за октябрь
06.11	Подоходный налог с населения за октябрь
30,11	Заработная плата, начисленная за ноябрь — 120 000 руб., Исчисленный НДФЛ — 14 508 руб
05.12	Заработная плата за ноябрь
06.12	Подоходный налог с населения за ноябрь
31.12	Заработная плата, начисленная в декабре — 120 000 руб., Исчисленный НДФЛ — 14 508 руб

Примечание! Заработная плата за декабрь, выплаченная в январе, в расчете не появится, поскольку срок уплаты с нее НДФЛ истекает в другом отчетном периоде.

А вот как будет выглядеть раздел 2 расчета 6-НДФЛ, составленный по этим данным:

Раздел 2

Выплаты по ГПД в 6-НДФЛ

Компенсация по гражданско-правовым договорам должна быть включена в расчет 6-НДФЛ, начиная с отчетного периода, в котором она была выплачена физическому лицу, поскольку днем ​​фактического получения таких доходов является дата их выплаты.

Обращаем ваше внимание, что дата подписания акта о выполненных работах, оказанных услугах значения не имеет.

В разделе 1 расчет 6-НДФЛ необходимо отразить сумму удержанного налога с платежей по гражданско-правовым договорам, если срок его перечисления приходится на последние три месяца отчетного периода:

• в поле 020 включить в общий показатель удержания налога за последние три месяца отчетного периода сумму НДФЛ, удержанную с заработной платы по гражданско-правовым договорам;
• в поле 021 указать первый рабочий день после выплаты вознаграждения;
• в поле 022 отражается сумма удержанного НДФЛ, дата перечисления которой приходится на дату, указанную в поле 021.

Если заработная плата физическому лицу выплачивается частями, то каждая из них отражается в отдельном блоке полей 021, 022. Это связано с тем, что сроки перечисления НДФЛ с каждой части выплачиваемой заработной платы разные.

В разделе 2 Расчет вознаграждения 6-НДФЛ по гражданско-правовому договору и соответствующего налога должен отражаться по начислениям начиная с отчета за период, в котором производилась выплата, и до конца отчетного года следующим образом:

• в поле 100 — ставка, по которой рассчитывается налог на вознаграждение по договору (например, 13);
• в поле 110 — общая сумма доходов всех физических лиц с начала года, облагаемых по данной ставке, включая вознаграждение по гражданско-правовому договору;
• в поле 113 — облагается по ставке, отраженной в поле 100, общая сумма доходов всех физических лиц с начала года по гражданско-правовым договорам, объектом которых является выполнение работ (предоставление);
• в поле 120 — общее количество людей, получивших выплаты, отражается в поле 110;
• в поле 130 — общая сумма налоговых отчислений по НДФЛ, предусмотренных для выплат из поля 110, включая отчисления на компенсацию по гражданско-правовому договору;
• в поле 140 — сумма НДФЛ, исчисленная по всем доходам, указанным в поле 110 (с учетом вычетов), в том числе налог, исчисленный с вознаграждения, предусмотренного гражданско-правовым договором;
• в поле 160 — общая сумма НДФЛ, удерживаемого с начала года, включая удержанный налог на заработную плату по гражданско-правовому договору.

Если заработная плата по гражданско-правовому договору выплачивается в последний день отчетного периода, срок уплаты НДФЛ истекает в следующем отчетном периоде. В этом случае размер вознаграждения должен быть отражен в ст. 2 расчет 6-НДФЛ за период, в котором она была выплачена, без отражения в разделе. 1 этого расчета. В разделе Выплата заработной платы будет отражена в расчете на следующий отчетный период.

Что изменилось в 6-НДФЛ с 2021 года

За первый квартал 2021 года заполнить отчет 6-НДФЛ по новой форме. Сроки остались прежними, в случае несоблюдения — штраф. Как и раньше, если участников больше 10, отчет нужно подавать только в электронном формате.

Раздел 1

Разделы 1 и 2 поменяны местами. Теперь в разделе 1 мы показываем удержанный НДФЛ за последний квартал, а в разделе 2 — данные, подытоженные с начала года.

• Давайте заполним контекст KBK. В 2021 году введен новый НДФЛ по ставке 15%: 182 1 01 02080 01 1000 110. Доход свыше 5 млн рублей облагается налогом по ставке, увеличенной к началу года. Для налога на все прочие доходы действительна предыдущая BCC: 182 1 01 02010 01 0000 110. Для каждой BCC необходимо заполнить отдельный раздел 1.
• Мы отражаем только период перевода и сумму удержанного НДФЛ. Дата получения дохода и его размер, а также дата удержания НДФЛ удалены из отчета.
• В разделе 1 будут указаны суммы подоходного налога с населения, удержанные в последнем отчетном квартале. Неважно, когда был начислен доход. Например, раздел 1 за первый квартал 2021 года будет включать подоходный налог с населения, удерживаемый с заработной платы за декабрь 2020 года, уплаченный в январе 2021 года, но подоходный налог с населения с заработной платы за март 2021 года, который выплачивается в апреле, не будет снижаться.
• Если заработная плата была выплачена в последний день отчетного периода, полученный НДФЛ необходимо включить в текущий отчет. Например, НДФЛ с мартовской заработной платы, выданной 31.03.2021, будет включен в раздел 1 отчета 6-НДФЛ за первый квартал 2021 года. Период переноса — «01.04.2021».
• Указываем возвращенный НДФЛ. Специальная блокировка присуждается за сумму подоходного налога с населения, которую вы вернули налогоплательщикам в последнем квартале, с разбивкой по датам возврата. Например, если сотрудник принес документы на вычет собственности в апреле 2021 года, подоходный налог с населения удерживается за январь — март, вы должны вернуть его и отразить декларацию в подоходном налоге на 6 человек.

Раздел 2

Другой принцип составления разделов 1 и 2 остался в новой форме 6-НДФЛ. Раздел 2 заполняется по доходам, начисленным за весь отчетный период с начала года. Например, зарплата за март 2021 года, выплаченная в апреле, будет подпадать под Раздел 2 за первый квартал. НДФЛ с мартовской заработной платы необходимо отразить в строке «Расчетная сумма налога». E «Сумма налога у источника» не включает этот подоходный налог с населения и представляет собой сумму налога, упомянутую в Разделе 1.

• Давайте заполним контекст КБК и налоговые ставки. Если у вас есть сотрудники с «нормальной» зарплатой, сотрудники-миллионеры и заемщики, то в 6-НДФЛ вам необходимо заполнить три раздела по 2 для каждой ставки: 13, 15 и 35%.
• Детализируем начисленную прибыль. Теперь из общей суммы доходов необходимо выделять не только дивиденды, но и доходы по трудовым договорам и договорам ГПК. Вместе с КБК сразу станет понятно, от кого артисты с контрактами GPC получат более 5 млн рублей и как это соотносится с зарплатой сотрудников. Если есть существенные искажения, будьте готовы объяснить их налоговой инспекции.

Доход от контрактов GPC с самозанятыми работниками не включается в 6-НДФЛ. В этом случае исполнитель сам платит профессиональный подоходный налог, а вы не являетесь налоговым агентом по НДФЛ.

Приложение

В новую форму 6-НДФЛ интегрировано приложение «Справка о суммах доходов и налогов». На самом деле это 2 сертификата IRPEF, которые ранее доставлялись отдельно. Заполнять эту заявку нужно только в годовом отчете.

Раздел 4 появился в Руководстве по информации о не удерживаемом подоходном налоге с физических лиц. Благодаря этому вам больше не нужно будет подавать справки 2-НДФЛ с отметкой «2» тем людям, которым вы не удерживали налоги.

Ошибки в уплате НДФЛ

Подоходный налог с населения нужно платить чаще, чем другие налоги, поэтому ошибок при оплате больше:

• Подоходный налог с физических лиц, указанный ниже или отстающий от графика. Неправильно рассчитан остаток подоходного налога с физических лиц, подлежащий уплате или перечисленный после уплаты отпускного подоходного налога — налоговый орган легко рассчитает его на основе вашего подоходного налога с 6 человек. Если вы заплатили меньше или заплатили позже установленного срока, будут наложены штрафы и, возможно, штраф. Просрочка 70 000 руб. НДФЛ за два месяца будет стоить почти 1000 рублей пеней.

Как решить? Выплатите задолженность как можно скорее.

• Подоходный налог с населения был переведен до удержания. Например, уплата подоходного налога с населения из аванса является ошибкой. Налоговые органы вряд ли заметят разовые нарушения. Но систематический перевод значительных сумм предоплаты НДФЛ может потребовать налоговой проверки.

Как решить? Скорее всего, удастся обжаловать штраф через суд. Поэтому, если вы не хотите обсуждать с налоговой инспекцией, перенесите НДФЛ еще раз в установленный срок. Предоплаченный подоходный налог с населения может быть возвращен или зачтен против других налогов. Для этого необходимо обратиться в налоговую за компенсацией или заявление о возврате превышения НДФЛ.

• Неверный налоговый период в уплате. При переводе НДФЛ с заработной платы в поле 107 приказа о выплате необходимо указать месяц, за который он был начислен. Неважно, когда он был фактически оплачен. Для остальной части дохода, наоборот: в поле 107 укажите месяц, в котором вы оплатили отпуск и больничный. Если вы начислили свое отпускное 31 марта и выплатили его 1 апреля, вы должны перенести НДФЛ из своей отпускной до 30 апреля и ввести «MS.04.2021» в поле 107».

В случае перечисления НДФЛ из премий за один месяц в поле 107 укажите месяц, за который была начислена премия. При перечислении НДФЛ с квартальных и годовых взносов — месяц уплаты страхового взноса.

Если вы ошиблись в налоговом периоде, это не приведет к недоимке и автоматическому начислению пени. Но при проверке может выявиться нарушение, и тогда будут штрафы.

Как решить? Подайте в налоговые органы заявку в свободной форме для уточнения платежа. Укажите в заявке правильный налоговый период.

• Неправильный КБК. Если переводить НДФЛ с дохода более 5 млн рублей по основному КБК, это ошибка. Будет переплата по основному BCC и задолженность по BCC по НДФЛ по ставке 15%. Налогом будет начислен штраф на сумму просроченной задолженности.

Как решить? Напишите запрос о разъяснении платежа с указанием верной БКК. Если вам уже начислен штраф, также напишите письмо с просьбой пересчитать штраф.

• Перевели НДФЛ в неверный налог. НДФЛ для сотрудников обособленных подразделений необходимо перечислить в налоговые инспекции по месту регистрации этих подразделений. Если вы случайно заплатите в налоговую инспекцию, возникнет отдельная задолженность по налогу на доходы физических лиц.

Как решить? Отправьте письмо в налоговую инспекцию, где налог был отправлен по ошибке, о передаче платежа в соответствующую инспекцию. В этом случае вы выполнили свое обязательство по уплате НДФЛ, поэтому штрафных санкций быть не должно. Если налоговая инспекция обособленного подразделения уже начислила штрафы, напишите письмо с просьбой о их пересчете.

Как заполнить раздел 2 отчёта 6-НДФЛ?

Обобщает данные за все месяцы отчетного периода, с 1 января до последнего дня отчетного квартала.

Строка 110: укажите доходы физических лиц с начала года — до вычета подоходного налога с физических лиц. Во втором квартале — зарплата с января по июнь, включая июньскую зарплату, которую вы выплатили в июле. Пособия по отпускам и больничным, которые выплачивались с января по июнь — неважно, за какой период. Другой доход, полученный физиком с января по июнь, из которого необходимо удержать НДФЛ.

Строки 111, 112 и 113 отвечают за различные типы начислений: дивиденды, выплаты по субординированным трудовым договорам и договорам GPC. Введите итоги с начала года.

Строка 120 — это количество людей, доход которых указан в 6-НДФЛ.

Строка 130 — сумма отчислений по строке 110. Например, дети, имущество, социальные отчисления.

Строка 140 — сумма НДФЛ с доходов из строки 110.

Строка 141 — сумма НДФЛ только с дивидендов, если они были выплачены.

Строка 150 — заполните, если есть иностранные работники с патентом.

В строке 160 указана сумма НДФЛ, удерживаемая с начала года. Он может не совпадать с суммой в строке 140. Например, вы не можете удерживать подоходный налог с населения до конца года, или доход получен в одном квартале, а налог удерживается в другом.

Строка 170 — НДФЛ, удержание которого невозможно до конца года. Например, НДФЛ с подарка составляет более 4000 рублей лицу, не получающему от вас денежный доход.

Строка 180 — заполните, если вы удержали больше НДФЛ, чем положено.

Строка 190 — заполняется, если вы вернули налоги с сотрудников.

Вы можете подать бумажный отчет, если у вас не более 10 сотрудников. И только в электронном виде, если сотрудников больше 10.

Кто и когда должен сдать отчет по 6-НДФЛ

Отчет 6-НДФЛ сдается каждый квартал, и в конце года все предприятия и индивидуальные предприниматели с наемными работниками являются налоговыми агентами. В отчете отражена информация о начислении и удержании НДФЛ с заработной платы.

Если зарплата не рассчитана, удерживать подоходный налог и подавать жалобу не требуется. Отправьте письмо в налоговую инспекцию о том, что вы не являетесь налоговым агентом, поэтому они не ждут вашего отчета и заблокируют ваш текущий счет за просрочку.

Сроки сдачи 6-НДФЛ за год установлены п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ. Подавать расчеты за 1 квартал, половину и 9 месяцев не позднее последнего числа месяца, следующего за отчетным периодом. Годовой расчет — до 1 марта года, следующего за отчетным.

• На первый квартал 2021 года — до 30 апреля 2021 года;
• На шесть месяцев 2021 года — до 2 августа 2021 года;
• На 9 месяцев 2021 г. — до 1 ноября 2021 г;
• На 2021 год — до 1 марта 2022 года.

Форма 6-НДФЛ подается в налоговую по месту постановки на учет. Это можно сделать в электронном виде через Интернет. Печатную версию могут предоставить только налоговые агенты, у которых в течение налогового периода не было более 10 человек, получающих доход.

Отчётные сроки

6-НДФЛ подается в конце квартала, полугодия, девяти месяцев и одного года. Сроки доставки в течение года и после разные.

В конце первого, второго и третьего кварталов расчет